Coordinador Ejecutivo
Tiempo completo • LeafSpring School at Keiko
Responsive recruiter
Beneficios:
- 401(k)
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Seguro de visión
El Coordinador Ejecutivo es un rol de confianza, de alta discreción y práctica, que apoya directamente al CEO y trabaja estrechamente con el COO y el Gerente de Negocio/Finanzas para dirigir una organización familiar de educación infantil con múltiples sedes. Este puesto combina el apoyo a nivel ejecutivo (gestión de calendarios, preparación de reuniones, planificación de eventos y comunicaciones ejecutivas) con la coordinación operativa en múltiples sedes y una administración financiera sustancial, incluyendo responsabilidades de cuentas a pagar y de facturas. El candidato seleccionado aportará una sólida experiencia en cuentas por pagar y gestión de proveedores, familiaridad con operaciones multisede y una discreción excepcional al manejar información financiera, de personal y de liderazgo confidencial.
Relación de reporte
Reportes a: CEO
Trabaja estrechamente con: COO, Responsable de Negocio/Finanzas, Dirección del Colegio y Propietarios
Coordina con: entidades inmobiliarias afiliadas, gestión de propiedades y proveedores externos
Propósito del rol
El Coordinador Ejecutivo existe para:
• Proporcionar al CEO una verdadera "mano derecha" para asegurar que se implementen prioridades y se mantengan los estándares.
• Crear una coordinación ejecutiva fiable entre múltiples sedes y líderes.
• Operar un proceso disciplinado de cuentas a pagar/pago de facturas e informes, manteniendo los controles y la transparencia.
• Mejorar la comunicación, la documentación y el ritmo operativo del liderazgo.
• Liderar todos los requisitos de presentación para informes legales, licencias, gestión de archivos y conservación de registros
Responsabilidades principales
1) Apoyo ejecutivo y apalancamiento del CEO
• Gestionar el calendario, agenda, preparación de reuniones y organización de viajes del CEO.
• Preparar agendas, notas informativas y resúmenes concisos de decisiones.
• Seguir los compromisos ejecutivos; Mantener registros de acciones y asegurar el seguimiento.
• Redactar y pulir las comunicaciones internas y externas en nombre del CEO y el equipo ejecutivo.
• Actuar como guardián: triaje de asuntos entrantes y proteger el tiempo de concentración del CEO.
2) Coordinación del Equipo de Liderazgo Ejecutivo
• Coordinar la cadencia semanal de liderazgo y las reuniones permanentes.
• Mantener un panel centralizado de prioridades de las principales iniciativas y cuestiones operativas.
• Asegurar que la documentación esté actualizada y sea accesible: organigramas, listas de proveedores, políticas.
• Apoyar proyectos multifuncionales (inscripción, personal, implementación de políticas).
3) Normas, Soporte de Cumplimiento y Seguimiento Operativo
• Mantener la línea sobre los estándares organizativos y escalar las excepciones de forma adecuada.
• Apoyar al COO y a los líderes del sitio mediante el seguimiento de los requisitos operativos recurrentes.
• Coordinar comprobaciones internas y revisiones de documentación (manuales, procedimientos operativos estándar).
• Identificar fallos en el proceso y proponer soluciones repetibles.
4) Administración Financiera (AP / Pago de facturas)
Este puesto gestionará operativamente el ciclo de vida de las cuentas a pagar, asegurando que las excepciones se revisen con líderes designados.
• Recibir, organizar y preparar facturas para el pago; Mantén el horario de los AP.
• Preparar y ejecutar pagos (cheque/ACH/pago de facturas) según la política de la empresa.
• Mantener la documentación requerida del proveedor (W-9s, certificados de seguro, contratos).
• Investigar y resolver discrepancias entre proveedores o facturas.
• Acceder a los registros bancarios según sea necesario para el pago de facturas; Proporciona documentación para las conciliaciones.
• Actuar como contacto clave y enlace con las firmas externas de contabilidad y contabilidad.
5) Empresas Afiliadas / Coordinación Inmobiliaria
• Coordinar las comunicaciones entre las operaciones escolares y las entidades inmobiliarias afiliadas según sea necesario.
• Hacer seguimiento de las solicitudes, reparaciones y proyectos de capital relacionados con la propiedad en coordinación con el Gestor de Instalaciones y Activos.
• Mantener los archivos de propiedades y proveedores y aclarar las responsabilidades de la entidad.
• Asegurar que los informes anuales se completen a tiempo según los requisitos estatales.
6) Administración confidencial y proyectos especiales
• Gestionar la información sensible de liderazgo y personal con discreción dentro del alcance asignado.
• Apoyar la coordinación entre propietarios y familias y preparar materiales confidenciales.
• Poseer proyectos especiales que sean de alta prioridad y no tengan un hogar natural.
Formación y experiencia
Se prefiere una licenciatura en Administración de Empresas, Finanzas o Contabilidad, pero no es obligatoria. Damos la bienvenida a candidatos con un título de Asociado o certificaciones relevantes y 3+ años de experiencia demostrada en apoyo ejecutivo y administración de cuentas a pagar o financiera. Se considerarán combinaciones equivalentes de formación y experiencia. Se prefiere conocer sistemas generales de RRHH. Se prefiere el conocimiento del Sistema Operativo Emprendedor (EOS). Este puesto es para profesionales con experiencia.
Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.
Marca la diferencia
LeafSpring School ha sido el estándar de excelencia en educación temprana y recreación en edad escolar durante más de 35 años, proporcionando un entorno enriquecedor y un entorno escolar enriquecedor para los niños y sus familias. Somos una franquicia de educación infantil reconocida a nivel nacional que ofrece programas innovadores para bebés, niños en edad preescolar y niños en edad escolar. Con el compromiso de fomentar el crecimiento cognitivo, social, físico y emocional, LeafSpring School ofrece una comunidad de familias y educadores que se asocian para el éxito de cada niño.
Los empleados de LeafSpring School ayudan a construir la base para la excelencia dentro de cada estudiante mediante el desarrollo de aprendices de por vida y los líderes del mañana. Marque una diferencia real en su comunidad ayudando a las mentes jóvenes a desarrollarse y convertirse en personas sanas y productivas.
Esta franquicia es de propiedad independiente y está operada por un franquiciado. Su solicitud irá directamente al franquiciado y todas las decisiones de contratación serán tomadas por la gerencia de esta franquicia. Todas las consultas sobre el empleo en esta franquicia deben hacerse directamente a la ubicación de la franquicia y no a LeafSpring School Corporate.
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